Ongelmani ei ole tiedon puute. Ongelmani on se, että tieto, kokemus ja keskeneräinen ajattelu ovat liian monessa paikassa.

Muistioissa. Keskusteluissa. Dokumenteissa. Omassa päässä.

Olen tehnyt hallitustyötä kolmella vuosikymmenellä, noin kolmessakymmenessä yrityksessä ja yhteensä noin sadan mandaattivuoden verran. Vuosien aikana on kertynyt valtava määrä havaintoja siitä, miten yritykset kasvavat, miksi ne jumittuvat ja miten omistajat, hallitus ja johto voivat saada enemmän aikaan.

Silti huomaan palaavani samoihin kysymyksiin. Mitä tästä sovittiin? Miksi päädyimme tähän? Mihin se hyvä ajatus jäi? Mitä minun pitäisi tehdä seuraavaksi?

Rakennan tähän ratkaisua. Sen nimi on Luotsi.

Luotsi on henkilökohtainen AI-muistini, ajattelukumppanini ja käyttöliittymä kaikkeen työhöni.

Sen kautta haluan valmistella hallitustyötä, kehittää yrityksiä, kirjoittaa, tutkia, oppia ja viedä ajatuksia käytäntöön. Sama henkilökohtainen työskentelytapa kulkee mukana, vaikka tehtävä ja yritys vaihtuvat.

Luotsin tehtävä on auttaa minua näkemään, muistamaan ja ajattelemaan paremmin. Minä valitsen suunnan ja vastaan päätöksistä.

Oma kokemus pitää saada takaisin käyttöön

Tekoälyn käyttö alkaa helposti yksittäisistä tehtävistä. Kirjoita tämä. Tiivistä tuo. Etsi tietoa. Tee esitys.

Hyödyllistä, mutta oma kiinnostukseni on siirtynyt pidemmälle.

Haluan, että aiempi työ parantaa seuraavaa työtä. Että hyvä keskustelu säilyy käyttökelpoisena. Että päätöksen perustelut löytyvät vielä vuoden päästä. Että huomaan, kun uusi havainto haastaa vanhan käsitykseni.

Tässä Luotsin arvo alkaa kasvaa.

Kokemus muuttuu muistiksi. Muisti auttaa ymmärtämään. Ymmärrys parantaa ajattelua. Ajattelu ohjaa toimintaa. Toiminnasta syntyy uutta kokemusta ja oppimista.

Luotsin tärkein tehtävä on vahvistaa tätä arvokiertoa.

Muisti ei tässä tarkoita kaiken tallentamista. Se tarkoittaa olennaisen löytämistä oikeassa tilanteessa, oikeasta lähteestä ja oikeilla käyttöoikeuksilla.

Lisäarvo näkyy työn laadussa

Ajansäästö on hyvä alku. Minulle suurempi kysymys on, kuinka paljon parempaa työtä pystyn tekemään.

Ensimmäinen hyöty on jatkuvuus. Minun ei tarvitse rakentaa jokaista tilannekuvaa uudestaan. Voin palata siihen, mitä tiesimme, mitä oletimme ja mitä päätimme.

Toinen hyöty on ajattelun haastaminen. Haluan Luotsin kysyvän, mistä väitteeni tulee, mikä puhuu sitä vastaan ja mitä olen jättänyt huomioimatta. Sujuva teksti ei vielä tarkoita hyvää ajatusta.

Kolmas hyöty on valmistelun laatu. Hyvä muistio näyttää olennaisen: mikä on tilanne, mikä vaatii ratkaisua, mitä vaihtoehtoja on ja mitä seuraavaksi pitää tehdä. Se tekee keskustelusta ja päätöksenteosta helpompaa.

Neljäs hyöty on toimeenpano. Ajatukselle tarvitaan tekijä, aikataulu ja tapa todeta, tapahtuiko mitään. Luotsin pitää auttaa erottamaan keskustelu, ehdotus, päätös ja toteutunut työ toisistaan.

Viides hyöty on oppiminen. Voin tarkastella, missä oma ajatteluni osui oikeaan ja missä sitä pitää muuttaa. Kokemus alkaa tuottaa enemmän arvoa, kun siihen voi palata järjestelmällisesti.

Seuraan arvoa mieluummin näistä asioista kuin tuotetun tekstin määrästä: löytyvätkö päätösten perustelut, syntyykö käyttökelpoinen valmistelu helpommin, etenevätkö sovitut asiat ja huomaanko olennaisen aikaisemmin?

Kolme tietokokonaisuutta, selkeät rajat

Luotsin tietorakennetta hahmotan kolmella kokonaisuudella: MINÄ, AURA ja YHTIÖT. Ne palvelevat eri tarkoituksia.

MINÄ on henkilökohtainen muistini ja ajatteluni. Siihen kuuluvat omat kirjoitukseni, tavoitteeni, periaatteeni, kysymykseni ja havaintoni. Se auttaa Luotsia ymmärtämään, mitä tavoittelen ja miten ilmaisen ajatuksiani.

Haluan kirjoittaa suoraan. Haluan nähdä kokonaisuuden ja päästä siitä konkreettisiin valintoihin. Luotsin pitää auttaa minua terävöittämään omaa ajatteluani ja omaa ääntäni.

AURA on työssä käyttämäni menetelmäkirjasto. Siihen kuuluvat käytettäväksi hyväksytyt johtamisen periaatteet, kysymysrungot ja työskentelymallit. Esimerkiksi tapa jäsentää omistajien tavoitteita, strategiaa tai päätöksiä.

Tässä rakenteessa AURA tarkoittaa menetelmätietoa. Aura Boards -työskentely on oma kokonaisuutensa. Luotsiin ei tämän perusteella kuulu Aura Boardsin kaikkien asiakkaiden tai osallistujien aineistoja.

YHTIÖT tarkoittaa erillisiä yrityskohtaisia tietokokonaisuuksia. Jokaisella yhtiöllä on oma historiansa, strategiansa, päätöksensä ja aineistonsa. Käytän niitä vain kyseisen tehtävän ja saamieni oikeuksien rajoissa.

Yhtiön A aineisto ei ole yhtiön B taustamateriaalia. Sama käyttöliittymä ei anna oikeutta yhdistää tietoja.

Jokaisesta olennaisesta tiedosta pitää voida tunnistaa lähde, ajankohta, yhtiö tai muu asiayhteys, käyttöoikeus ja tila. Onko kyse havainnosta, tulkinnasta, ehdotuksesta, hyväksytystä päätöksestä vai todennetusta toteumasta? Myös korjatun tiedon ja vanhentuneen version pitää erottua.

Ilman tätä rakennetta muisti alkaa helposti tuottaa väärää varmuutta.

Näin työ etenee Luotsin kanssa

Luotsin toimintamalli rakentuu kuudesta vaiheesta.

1. Ajatus. Lähtökohtana voi olla sanelu, kysymys, dokumentti tai oma havainto. Ajatuksen ei tarvitse olla valmis. Usein juuri keskeneräinen ajatus on paras lähtökohta keskustelulle.

2. Konteksti. Rajaan tehtävän: mitä olen tekemässä, minkä yhtiön tai aiheen parissa ja mitä aineistoa saa käyttää? Luotsi hakee käytettävissä olevista lähteistä tarvittavan taustan. Puuttuva tieto pitää tunnistaa.

3. Jäsentely. Nostamme esiin ydinviestin, ratkaistavan kysymyksen, vaihtoehdot ja perustelut. Samalla erotamme lähteisiin perustuvat tiedot omista havainnoistani ja tekoälyn tulkinnoista.

4. Haastaminen. Mitä oletamme? Missä näyttö on heikko? Mikä vaihtoehto jäi tutkimatta? Mitä tapahtuu, jos emme tee mitään? Tässä vaiheessa hyvältä kuulostavan ajatuksen pitää kestää tarkastelua.

5. Tuotos. Syntyy muistio, analyysi, suunnitelma, blogi tai päätösehdotus. Tarkistan sisällön ja päätän, mitä käytetään, kenelle se kuuluu ja mitä voidaan jakaa.

6. Oppiminen. Hyväksytty päätös, toteutunut työ ja myöhempi palaute palaavat oikeaan tietokokonaisuuteen. Seuraavan kierroksen lähtökohta paranee.

Tämä on toimintamalli, jota kohti rakennan Luotsia. Kaikki vaiheet eivät tapahdu automaattisesti. Keskusteluhistoria yksin ei myöskään takaa pysyvää, kattavaa tai virheetöntä muistia.

Tekoäly hakee, jäsentää ja valmistelee. Minä arvioin, hyväksyn ja vastaan.

Kaksi strategiapäivää, joista alkaa 12 viikon työ

Konkreettinen esimerkki tekee toimintamallin näkyväksi. Seuraava kuvaus on anonymisoitu ja yksinkertaistettu työskentelyesimerkki kaksipäiväisistä strategiapäivistä. Se havainnollistaa Luotsin käyttöä; se ei ole yrityksen päätöspöytäkirja tai raportti toteutuneista tuloksista.

Pöydällä on yrityksen uudistuminen tekoälyn avulla. Keskustelu liikkuu AI-palveluissa, asiakasarvossa, turvallisuudessa, datassa ja muutoksen johtamisessa.

Jokaisesta aiheesta voisi puhua kaksi päivää. Siksi tarvitaan rakenne, joka auttaa tekemään valintoja.

Ensimmäinen päivä: mitä asiakkaalle kannattaa rakentaa?

Aloitamme asiakkaan työstä. Mikä ongelma on riittävän tärkeä ratkaistavaksi? Miten asiakas hyötyy? Nopeutuuko työ, paraneeko laatu vai syntyykö kokonaan uusi palvelu? Miten hyöty voidaan todentaa?

Tämän jälkeen jäsennämme mahdolliset AI-palvelut. Erottuvatko ne toisistaan asiakkaalle vai ainoastaan meille? Mitkä ovat toistettavia palveluja, mitkä vielä kokeiluja? Mitä pitää osata itse ja missä tarvitaan kumppania?

Turva ja data kuuluvat samaan keskusteluun. Mitä aineistoa palvelu tarvitsee? Onko sen käyttöön oikeus? Missä tietoa käsitellään? Kuka vastaa laadusta ja tarkistuksesta? Millainen virhe olisi asiakkaalle merkittävä?

Luotsin tehtävä on auttaa jäsentämään hyväksytyistä muistiinpanoista yhteinen kartta: asiakasongelmat, palveluvaihtoehdot, tietotarpeet, riskit ja avoimet kysymykset. Sen pitää nostaa ristiriidat näkyviin. Jos palvelulupaus edellyttää dataa, jota ei ole käytettävissä, sitä ei voi ratkaista paremmalla esityksellä.

Toinen päivä: mitä valitsemme ja miten etenemme?

Toisena päivänä vaihtoehdot muutetaan rajatuksi tekemiseksi.

Valitsemme esimerkin etenemismallissa yhden ensisijaisen asiakasongelman ja siihen liittyvän palvelukokeilun. Kirjaamme, mitä sen pitää osoittaa, millä aineistolla sitä voidaan toteuttaa ja mitkä ehdot on täytettävä ennen asiakaskäyttöä.

Samalla käsittelemme muutoksen: kenen työ muuttuu, mitä osaamista tarvitaan ja kuka omistaa etenemisen? Uusi palvelu tarvitsee paikan yrityksen arjessa.

Muistioon erotellaan viisi asiaa: tilannekuva, strategiset valinnat, päätökset, avoimet kysymykset ja toimenpiteet. Jokaiselle toimenpiteelle nimetään vastuuhenkilö, määräaika ja seuranta. Keskustelussa esitetty mahdollisuus säilyy mahdollisuutena, kunnes siitä on tehty päätös.

Luotsi valmistelee tämän rakenteen. Osallistujat tarkistavat ja vahvistavat sisällön sovitulla tavalla.

Seuraavat 12 viikkoa

Strategiapäivien jatkoksi rakennetaan selkeä eteneminen:

• Viikot 1–2: täsmennetään asiakasongelma, lähtötilanne, onnistumisen mittarit ja vastuut. Tarkistetaan aineiston käyttöoikeudet ja käsittelyn ehdot.
• Viikot 3–4: rajataan palvelukokeilu, valmistellaan tarvittava data ja sovitaan turvallisuuden, laadun sekä ihmisen tarkistuksen käytännöt.
• Viikot 5–8: toteutetaan rajattu kokeilu sovitussa ympäristössä. Kerätään palaute ja verrataan havaintoja lähtötilanteeseen. Vaikutus ihmisten työhön kirjataan mukaan.
• Viikot 9–10: arvioidaan asiakasarvo, palvelun laatu, kustannukset ja riskit. Tarkennetaan palvelulupausta ja toimintamallia näytön perusteella.
• Viikot 11–12: tehdään päätös jatkamisesta, muuttamisesta tai lopettamisesta. Sovitaan seuraava vaihe, resurssit ja vastuut.

Luotsi auttaa valmistautumaan seurantaan: mitä piti tapahtua, mitä on todettu tapahtuneeksi ja mikä odottaa ratkaisua? Päivitykset perustuvat saatuihin ja tarkistettuihin tietoihin.

Tässä sen arvo näkyy. Kahden päivän keskustelusta syntyy muistettava kokonaisuus, perusteltuja valintoja ja seurattava työ. Strategiaan voidaan palata vielä silloin, kun arki yrittää viedä huomion muualle.

Luotsi ja Aura Boards tekevät eri työtä

Luotsi on henkilökohtainen työkaluni ja käyttöliittymä kaikkeen työhöni. Aura Boards on yhteisen johtamisen ja hallitustyöskentelyn kokonaisuus.

Luotsin avulla voin valmistella oman näkemykseni, kysymyslistani tai muistioni. Tarkistettu ja jaettavaksi hyväksytty tuotos voi sen jälkeen toimia syötteenä Aura Boards -työskentelyyn.

Luotsi auttaa minua valmistautumaan. Aura Boardsissa tehdään yhteistä työtä.

Henkilökohtainen havaintoni ei muutu yhteiseksi päätökseksi sillä, että tekoäly kirjoittaa sen muistioon. Yhteinen päätös syntyy kyseisen työskentelyn ja vastuiden kautta.

Sama koskee yritysten välisiä rajoja. Voin kehittää omaa johtamisajatteluani kokemuksesta, mutta yhtiökohtaiset tiedot pysyvät omassa asiayhteydessään. Yleisen opin jakaminenkin edellyttää harkintaa: voiko siitä tunnistaa yrityksen, asiakkaan, henkilön tai luottamuksellisen tilanteen?

Yhteinen menetelmä voi palvella useita yhtiöitä. Yrityskohtainen aineisto kuuluu sille määriteltyyn käyttöön.

Turvallisuus on osa rakennetta

Henkilökohtainen käyttöliittymä kaikkeen työhön on vahva tavoite. Se vaatii tarkkoja rajoja.

Luotsi saa käyttää vain tehtävään sallittua aineistoa. Yrityskohtaiset rajat pitää toteuttaa tiedon tallennuksessa, haussa ja työkaluissa. Pelkkä kehotus olla sekoittamatta tietoja ei riitä.

Ennen luottamuksellisen aineiston käyttöä on selvitettävä, sopiiko valittu palvelu ja sen käyttöympäristö kyseiseen käsittelyyn. Minun on tiedettävä, kenellä on pääsy aineistoon, miten sitä säilytetään, käytetäänkö sitä mallien kouluttamiseen ja miten se voidaan poistaa. Tavoitekuva ei vielä todista, että nämä ehdot täyttyvät käytännössä.

Kaikkea ei myöskään tarvitse siirtää tekoälylle. Käytän tehtävän kannalta tarpeellista tietoa. Tallentamisesta ja jakamisesta sovitaan tilanteen edellyttämällä tavalla.

Muistin pitää olla korjattavissa. Väärä tieto korjataan, vanhentunut merkitään ja tarpeeton poistetaan. Olennaisten väitteiden lähteiden pitää löytyä tarkistusta varten.

Myös toiminnalla on rajat. Aineistossa oleva teksti ei itsessään ole lupa toimia. Luotsi ei saa päätellä dokumentista oikeutta lähettää viestejä, jakaa tietoa tai muuttaa järjestelmiä. Toimivaltuudet määritellään erikseen, ja merkittävät ulospäin vaikuttavat toimet edellyttävät hyväksyntääni.

Luottamus syntyy siitä, että rajat voidaan todentaa ja virheisiin voidaan puuttua.

Kehityspolku 1.0–5.0

Luotsi kehittyy tekemisen mukana. Hahmotan kehityspolkua viiden version kautta. Tämä on tavoiteltua kyvykkyyden kasvua kuvaava malli, ei ilmoitus siitä, että kaikki vaiheet olisivat valmiita tai teknisesti todennettuja.

Luotsi 1.0 – ajatus talteen. Puhe ja havainnot saadaan talteen käyttökelpoisessa muodossa. Ensimmäinen arvo on yksinkertainen: ajatus ei katoa.

Luotsi 2.0 – aineistosta työtuotteeksi. Muistiinpanoista syntyy johdonmukaisia muistioita, suunnitelmia ja tekstejä. Työskentelymallit vähentävät turhaa uudelleen aloittamista.

Luotsi 3.0 – lähteisiin palaava muisti. Aiempi tieto löytyy oikeasta asiayhteydestä. Päätökset, perustelut, versiot ja toteumat erottuvat toisistaan. Muistia voi tarkistaa ja korjata.

Luotsi 4.0 – henkilökohtainen käyttöliittymä työhön. Konteksti, menetelmät ja sallitut työkalut tukevat samaa työskentelyä. Voin siirtyä kysymyksestä valmisteluun ja siitä valmiiseen tuotokseen yrityskohtaiset rajat säilyttäen.

Luotsi 5.0 – ennakoiva ajattelukumppani. Luotsi voisi tunnistaa sovituista tietolähteistä keskeneräisen asian, valmistella tulevaa keskustelua tai ehdottaa tarkistettavaa ristiriitaa. Aloitteellisuus toimii vain ennalta sovituissa rajoissa. Vastuu ja päätösvalta pysyvät minulla.

Seuraavaan vaiheeseen kannattaa siirtyä vasta, kun edellisen perustaan voi luottaa. Parempi automaatio ei korjaa epäluotettavaa muistia. Laajempi tiedonsaanti ei korjaa epäselviä käyttöoikeuksia.

Lisäarvo kasvaa, kun työ jatkuu aiemmasta, ajattelu tarkentuu ja sovitut asiat etenevät. Sitä kohti Luotsia rakennan.

Haluan saada kokemuksestani enemmän irti

Olen käyttänyt vuosia kokemuksen keräämiseen. Nyt haluan rakentaa paremman tavan käyttää sitä.

Haluan muistaa, miksi valitsimme tietyn suunnan. Haluan huomata, kun perusteet muuttuvat. Haluan kysyä parempia kysymyksiä, valmistella paremmin ja käyttää enemmän aikaa ihmisten kanssa.

Siksi rakennan Luotsia.

Luotsi auttaa minua navigoimaan. Minä vastaan suunnasta.