Tein vuonna 2012 tutkimusprojektin, jossa tutkittiin suomalaisten yritysten tekemiä IT-projekteja sekä yleisesti projektien kriittisiä menestystekijöitä. Projekti oli samalla MBA-tutkintoni lopputyö englantilaisessa Henley Business Schoolissa (www.henley.com). Tämä juttu on lyhyt yhteenveto tutkimuksesta.

Kun seuraa julkista keskustelua IT-projekteista, saa helposti sellaisen käsityksen, että projektithan menevät aina pieleen. Esimerkkejä epäonnistuneista projekteista tai käyttöönotoista on lukuisia mm. kaikki muistavat VR:n aiheuttaman kaaoksen uuden lipunmyyntijärjestelmän käyttöönotossa tai viimeaikaiset tiedot ongelmista HUS:in radiologian tietojärjestelmässä. Monet sosiaali- ja terveydenhuollon parissa toimivat näkevät jo nyt yöllä painajaisia siitä, mitä Apotti-hankkeessa tulee tapahtumaan. Julkisuuteen tulleet tapaukset ovat usein julkishallinnon hankkeita. Valtiontalouden tarkastusvirastokin on huomauttanut hankkeiden surkeasta johtamisesta ja huonosta kilpailutuksesta. Toimittajina näissä julkisuuteen tulleissa hankkeissa on lähes poikkeuksetta ne muutamat samat järjestelmätoimittajat, nimiä mainitsematta. Kysyin pari vuotta sitten eräältä julkishallinnossa hankinnoista päättävältä henkilöltä, miksi organisaatiot ostavat aina näiltä samoilta yrityksiltä kalliita hankkeita, jotka joko epäonnistuvat tai ovat korkeintaan keskinkertaisia onnistuessaan.

“Totta, ehkä pienimmiltä ja innovatiivisilta yrityksiltä voisi saada parempia ja toimivampia toteutuksia. Mutta, kun ostetaan näiltä yrityksiltä, niin tiedetään, että varmasti aina jollakin aikataululla jotain saadaan. Ja toisaalta, jos homma menee pieleen, niin voidaan aina sanoa, että tämähän on se suuri ja tunnettu toimittaja. Sieltähän ne kaikki muutkin ostavat.“, henkilö vastasi.

Sillä lailla. Ja tämä tarina on tosi. Kenties on niin, että verorahoilla kun hölmöilee, niin mitä sitä harmittelee, kun kaikki siitä kuitenkin kohta tietävät. Yrityspuolella organisaatiot yleensä vaikenevat visusti pieleen menneistä hankkeista, jotta tieto ei kiirisi asiakkaiden ja kilpailijoiden korviin ja hankkeet haudataan kaikessa hiljaisuudessa.

Ei todellisuus projekteista tietenkään ole aivan näin synkkä, koska monet näistä suurista projekteista myös onnistuvat. Erään kansainvälisen, vuonna 2009 tehdyn tutkimuksen mukaan, 32 prosenttia projekteista onnistui alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Noin 44 prosenttia projekteista saatiin kyllä maaliin, mutta budjetti tai aikataulu ylittyvät tai sovittuja toiminnallisuuksia jouduttiin karsimaan, jotta projekti saatiin päätökseen. Mutta lähes neljännes projekteista epäonnistui siten, että projekti jouduttiin lopettamaan.  Onhan se aivan valtava osuus!

Uuden liiketoimintakriittisen tietojärjestelmän hankinta on organisaatiolle aina suuri investointi, johon palaa paljon euroja ja keskeisten työntekijöiden aikaa. Liiketoimintakriittisellä tietojärjestelmällä tarkoitan tässä järjestelmähankkeita, jotka liittyvät kiinteästi yritysten perusbisneksen pyörittämiseen ts. toiminnanohjaus, taloushallinto, CRM, HRM ja verkkopalvelut jne. ja usein myös vaikuttavat koko organisaation toimintaan. Tietojärjestelmähankkeilta myös vaaditaan paljon ja hankkeiden hyödyt tulisi saada nopeasti käyttöön. Monissa organisaatioissa tuloksia odotetaan ehkä liiankin nopeasti. Esimerkiksi suuren ERP-hankkeen todelliset hyödyt alkava näkyä liiketoiminnassa vasta 12-24 kuukauden kuluttua. Siihen asti hanke on vain niellyt rahaa.

Organisaatioissa henkilöstön määrä on trimmattu äärimmilleen eli  työntekijöillä on paljon tehtäviä ja projektien aikataulut ovat kiireisiä. Tyypillisesti vielä projekteihin halutaan mukaan ne ihmiset, jotka ovat jo muutenkin ylityöllistettyjä: ”Tämä projekti on meidän firmalle niin tärkeä, että kyllä Maijan ehdottomasti oltavat mukana tässä projektissa.” No kaikkihan ne yleensä tärkeitä ovat. Ja Maija on valmiiksi hermoromahduksen partaalla.

Hankkeita lukumääräisesti melko paljon

Toimivat ja nykyaikaiset tietojärjestelmät ovat yksi yrityksen keskeisistä menestystekijöistä kiristyvillä kilpailussa markkinaosuuksista. Liiketoimintakriittiset IT-projektit ovat yleensä suuria, pitkäkestoisia ja vaativat paljon taloudellisia ja henkilöresursseja. Kuitenkin projekteja tehdään yrityksissä lukumääräisesti melko paljon. Lähes puolessa tutkituista yrityksistä tehdään yli kymmenen liiketoimintakriittistä IT-projektia vuodessa. Samaan aikaan yrityksissä pitäisi ehtiä pyörittämään myös operatiivista toimintaa.

Koodataanko tämä Javalla vai DotNetillä vai millä?

Osittain teknisen taustan omaavana ajattelin, että IT-projekteissa teknologialla on erityisen suuri rooli. Järjestelmähankkeissa keskustelu näet ohjautuu helposti järjestelmäarkkitehtuurien, tietokantojen, ohjelmointikielien, tietokantojen ja lukuisien eri valmisohjelmistojen sekamelskaan. Teknologihan on vain työkalu siinä, missä rakentajalle vasara ja nauloja. Kukaan tutkimukseen vastanneista ei ollut sitä mieltä, että teknologia tai ohjelmistojen ja toimittajien valinta olisi projekteissa jotenkin vaikeaa.  Kun speksit on kunnossa, niin markkinoilta löytyy pilvin pimein hyviä  järjestelmiä ja toimittajia valinta. Varmaankin järjestelmiä myyvät yritykset ovat itse sitä mieltä, että se teknologia itsessään olisi jotenkin kauhean tärkeää. Tässä siis uutinen: Ei ole, keskittykää toimittajat mieluummin asiakkaan palvelemiseen ja hankkeen tuottamiin hyötyihin.

Tietojärjestelmät osaksi liiketoimintaa – oikein mitoitettuna

Tietojärjestelmähankkeissa keskitytään siis kenties teknisiin ominaisuuksiin ilman riittävää yhteyttä liiketoimintastrategiaan ja –hyötyihin. Koska IT-projektien tulisi olla aina liiketoimintalähtöisiä, olisi  tärkeää saada linkitettyä projektin tavoitteet operatiiviseen liiketoimintaan. Tämän vuoksi IT-asiantuntijoiden tulisi osata aina perustella hankkeiden konkreettiset hyödyt bisneksen edustajille, jotka sitten tekevät päätöksen hankkeesta ja antavat eurot hankkeen toteuttamiseen.

Hämmästyttävää on se, että vaikka yrityksissä tehdään vain bisneslähtöisiä projekteja, niin usein projektien tuottamaa liiketoimintahyötyä ei mitata lainkaan! Kyllä, kaikki ominaisuudet saatiin tehtyä ja vielä aikataulussa ja budjetissa. No mitäs hyötyä tästä on bisnekselle? Ja ennen kaikkea, generoiko projekti euroja? ”En tiedä, ei me sitä olla mitattu”, on hyvin yleinen vastaus.

Yritysten bisnesympäristö muuttuu jatkuvasti ja nopealla aikataululla. Sen vuoksi usein tietojärjestelmät ovat jatkuvasti jäljessä operatiivista toimintaa, eivätkä vastaa todelliseen tarpeeseen. Järjestelmät voivat olla liian pieniä, toimintoja puuttuu, käytettävyys on huonoa ja toiminta hidasta. Toisaalta järjestelmä voi olla myös liian järeä ja järjestelmässä on ylimääräisiä toimintoja, joille yrityksessä ei ole käyttöä. Kummassakaan tapauksessa tietojärjestelmä ei yleensä palvele loppukäyttäjiä ja liiketoimintaa oikealla tavalla.  On hyvä myös muistaa, vaikka teknologiat kehittyvät nopeasti, niin ihmiset omaksuvat uusia asioita varsin hitaasti, eikä yrityksen kulttuuria tai toimintatapoja muuteta hetkessä.

Projektipäällikön osaaminen ja kokemus

Projektipäällikön kokemus ja ammattitaito ovat tietysti keskeisiä tekijöitä projektin onnistumisen kannalta. Useinhan projektiin osallistuvilla henkilöillä on hyvinkin erilainen kokemus- ja osaamistaso. Hyvä projektipäällikkö pystyy hyödyntämään ja tasoittamaan nämä erot ja luotsaamaan projektin onnistuneesti maaliin. Mikäli omasta organisaatiosta ei löydy tarvittavaa osaamista, pitäisi myös rohkeammin käyttää ulkopuolista apua. Niitä paljon puhuttuja konsultteja. Hyvä vaihtoehto on myös käyttää ulkopuolista konsulttia oman projektipäällikön tukena ja sparraajana.

Onnistunut viestintä ja hyvin suunniteltu käyttöönotto

Kaikkien tutkimukseen osallistuneiden mielestä suurin ongelma projekteissa on edelleenkin puutteellinen viestintä. Käyttäjätyytyväisyys ja onnistumisprosentti on selvästi paras niissä projekteissa, jossa on noudatettu tehtyä viestintäsuunnitelmaa. Eräs tutkimukseen osallistuneista oli sitä mieltä, että toimivan viestinnän osuus on yli puolet onnistuneesta projektinhallinnasta. Eräs haastateltu, pitkän linjan projektiammattilainen, kiteytti tämän hyvin:

”Ihmettelen vaan sitä, miksi me projekteissa toimivat ihmiset kamppailemme samojen ongelmien kanssa vuodesta toiseen. On kännykät, sähköpostit, projektityökalut, intranetit ja uusia viestintäkanavia tulee koko ajan, mutta viestinnän puute on edelleen suurin ongelman kaikissa hankkeissa. ”

Projektin käyttöönottovaiheessa korostuvat erityisesti aktiivinen viestintä, koulutus ja käyttäjien sitouttaminen. On tärkeää, että käyttöönottovaihe suunnitellaan hyvin ja se onnistuisi ensimmäisellä yrityksellä, koska epäonnistuneen käyttöönoton jälkeen on vaikeaa motivoida käyttäjät uudelleen. Mitä aiemmassa vaiheessa voidaan sitouttaa käyttäjät projektiin, sitä paremmin myös käyttöönotto sujuu.

Tutkimuksen osa-alueet ovat hyvinkin tuttuja kaikille projektien kanssa painiskeleville ja moni saa tuntea projektien haasteet nahoissaan päivittäin.  Vaikka projektit ovat haastava osa-alue, niin positiivista oli havaita, että suomalaisissa yrityksissä työskentelee paljon liiketoiminnan ja projektitoiminnan ammattilaisia, joilla on valtava määrä osaamista, kokemusta ja kykyä uusien innovaatioiden tekemiseen.

Lyhyt yhteenveto tutkimuksesta löytyy täältä www.slideshare.net/PekkaRyhnen1/why-do-it-projects-fail-16137607.

Toivottavasti juttu herättää vilkasta keskustelua ja tuo myös uusia ideoita aiheen tiimoilta.

Pekka Ryhänen

@Pecuman_