Vuosisuunnitelma

Arki on suunnitelmallisuuden suurin vihollinen. Jokainen tietää tekemisen syövyttävän helposti hyviäkin suunnitelmia. Silti hyvin rakennettu suunnitteluprosessi luo edellytykset paremmalle onnistumiselle seuraavalla jaksolla.

Vittuilemalla ei viisastuta.

Siksi on syytä antaa omat sentit kaikkien kehittäjien käytettäväksi. Olen usein mukana sparraamassa kasvua, muutosjohtamista, digitalisaatiota tai markkinointia. Siksi tiedän aidosti suunnitelmallisen toiminnan olevan arjessa erittäin vaikeaa. Näin minä rakennan ja autan muita tekemään paremman suunnitteluprosessin.

1. Aikajänne. Vuoden sijaan suunnitelmaan kannattaa kytkeä n18kk, jossa edeltävät neljännekset käytetään uuden harjoitteluun ja jakson ylittävä neljännes tekemään ns. Täydellinen suoritus.
2. Suunnittelun valmistelu. Tavoitteet on aina syytä pilkkoa määrällisiin ja laadullisiin tavoitteisiin. Hyvä kehittäjä hakee tavoitteille ja suunnalle mandaattia yrityksen johdosta, hallitukselta tai omistajilta aiheesta riippuen. Myös vuosisuunnittelulle kannattaa kirjata omat tavoitteensa. Output/Outcome eli mitä syntyy ja mitä saadaan aikaiseksi.
3. Taustatyö. Vuosisuunnitteluprosessin vetäjällä on syytä olla mielessään selvät tavoitteet, toimintamalli, työkalut ja tarvittava ulkopuolinen apu vuosisuunnittelun vetämiseen. Kokouksilla, työpajoilla tai dokumentaatiolla ei hetkessä saada usein mitään kehitystä aikaiseksi ilman hyvää taustoitusta ja tavoitteita.
4. Ulkopuolinen apu. Monelle on kunnia-asia tehdä oman liiketoiminnan suunnitelmat itse. Minä ajattelen toiminnan tukemista aina parhaalla mahdollisella avulla. Usein uutta kannattaa rakentaa yhteistyössä ulkopuolisen avun kanssa. Ulkopuolisen tehtävä on tuoda ajattelua, energiaa, innostusta, työkaluja ja dokumentaatiota koko suunnitteluprosessin laadun parantamiseksi.
5. Kohtaamiset. Usein paras tapa saada uutta aikaiseksi on varata sille riittävästi laadukasta aikaa kasvotusten. Usein tämä tarkoittaa vetäytymistä arjesta rauhalliseen paikkaan, jossa kaikki huomio kohdistetaan asioihin paneutumiseen, uuden synnyttämiseen ja laadukkaaseen dokumentaatioon. Hiljaiset paikat arjen ulkopuolella soveltuvat parhaiten laadukkaiden työpajojen toteuttamiseen.
6. Dokumentaatio. Erillinen materiaali yhteen alueeseen ja projektiin on myrkkyä yrityksen kokonaisuuden johtamiselle. Siksi kaikki osasuunnitelmat pitää kytkeä osaksi yrityksen varsinaista strategiaa. Tämä tarkoittaa myös materiaalin kiteyttämisestä visuaaliseksi ja kommunikoitavaan muotoon. Työpajan materiaaleista on johdettava varsinaisen materiaalin lisäksi ns. johdon tiivistelmä. Tähänkin kannattaa satsata riittävästi ettei lopputuloksena ole satoja kalvoja tai liuskoja vaan tiiviitä kuvia, numeroita ja kaavioita.
7. Sisäinen markkinointi. Hyväkin suunnitelma menee hukkaan elleivät muut sidosryhmät sitoudu suunnitelmaan. Kerro tavoitteistasi kaikille kumppaneillesi, sitouta muita liiketoimintoja tekemiseen ja varmista, että johto siunaa ja tukee tekemistäsi. Suunnittelu on turhaa jos asioita ei saada oikeasti aikaiseksi.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Pätee yrityksen niin strategiaan, muutoksiin kuin markkinointiinkin. Oma brändisi muodostuu organisaatiossa siitä miten laadukkaasti pystyt viestimään ja osallistamaan muita tekemiseesi.

Pidä huolta, että juuri sinulla on firman parhaat suunnitelmat.