Hyvä hallituksen sihteeri 2023

Joku nosti somessa keskustelun osakeyhtiön hallituksen sihteerin roolista. Laitanpa lusikkani soppaan hyvästä aiheesta!

PK- ja kasvuyrityksissä hallituksen sihteeri on hyvä tapa sitouttaa yrityksen avainhenkilöitä yrityksen ja sen hallitukseen. Itse suosin mallia, jossa yrityksen palkattu tai vuokrattu talouspäällikkö toimii yrityksen hallituksen sihteerinä. Näin yrityksen juridinen ja taloudellinen dokumentointi saadaan varmistettua. Hyvä talouspäällikkö voi auttaa toimaria tekemään hallituksen esityslistaa, kirjata nohevan pöytäkirjan ja toimia toisena linkkinä toimitusjohtajan ohella hallituksen ja yrityksen välillä.

Viisi tärkeää tehtävää osakeyhtiön hallituksen sihteerille.

1. Varmistaa yrityksen hallituksen vuosikellon suunnittelu ja dokumentointi.
2. Varmistaa yrityksen vuosisuunnitelman ja budjetin dokumentointi.
3. Esityslistan rakentaminen yhdessä hpj:n ja toimitusjohtajan kanssa.
4. ”Unilukkarinia” toimiminen hallituksen kokouksissa: ajankäyttö, päätöksenteko ja pöytäkirjan formulointi.
5. Varmistaa pöytäkirjojen tarkistaminen ja kulkeutuminen yrityksen dokumentaatioon.
6. Yhtiön sisäisten hallitusportaalien tai vastaavien ylläpito ja julkisten raporttien varmistaminen.

Usein talouspäälliköillä on pienemmissäkin yrityksiä vastuuta yritystoiminnan kontrolloinnista ja yrityksen suhteista yhteiskuntaan ja verottajaan. Siksi on luontevaa, että talousvastaava ”nostetaan” mukaan yrityksen hallituksen työskentelyyn sihteerin roolissa. Pienellä liikkeellä helportetaan toimitusjohtajan arkea, tuodaan lisää vastuunkantajia päätöksentekoon ja varmistetaan yhtiön suhteet verottajaan ja yhteiskuntaan.

Mitä muuta hyvä hallituksen sihteeri tekee mielestäsi? 

V